1. Verantwortlicher
Codex Operation (Einzelunternehmen)
Inhaber: Ibrahim Alakeel
Hofholzallee
24109 Kiel, Deutschland
E-Mail: info@codex-operations.com
2. Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um Ihre Bewerbung entgegenzunehmen, Ihre fachliche und persönliche Eignung für die ausgewählte oder eine vergleichbare Stelle zu prüfen, mit Ihnen zum Bewerbungsverfahren zu kommunizieren, Gespräche oder technische Auswahlschritte zu organisieren und über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden.
3. Welche Daten wir verarbeiten
Je nach Ihren Angaben verarbeiten wir insbesondere:
- Stamm- und Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Standort,
- Angaben zur gewünschten Stelle, Verfügbarkeit, Berufserfahrung, Kenntnissen und Motivation,
- freiwillig angegebene Profil-, LinkedIn-, GitHub- oder Portfolio-Links,
- hochgeladene Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf oder sonstige Dokumente,
- Kommunikationsdaten aus dem weiteren Bewerbungsverfahren,
- technisch notwendige Sicherheitsdaten, soweit sie zur Absicherung des Formulars und zur Missbrauchsprävention erforderlich sind.
Bitte übermitteln Sie keine Daten, die für die Bewerbung nicht erforderlich sind, insbesondere keine Passwörter, vertraulichen Kundendaten oder geheimen Projektinformationen.
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten erfolgt vorrangig auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG, soweit die Verarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Bewerberinnen und Bewerber gelten nach § 26 Abs. 8 BDSG als Beschäftigte im Sinne dieser Vorschrift. Soweit Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Die Pflicht-Checkbox im Bewerbungsformular bestätigt lediglich, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben. Sie ist keine Einwilligung und nicht die Rechtsgrundlage für das Bewerbungsverfahren.
5. Pflichtangaben und freiwillige Angaben
Die im Formular als Pflichtfelder markierten Angaben und ein Bewerbungsanhang sind erforderlich, damit wir Ihre Bewerbung bearbeiten können. Ohne diese Angaben ist eine Bewerbung über das Formular nicht möglich. Telefonnummer, Standort, Verfügbarkeit sowie Profil- oder Portfolio-Links sind freiwillig, soweit sie im Formular nicht als Pflichtfeld gekennzeichnet sind.
6. Upload und technische Übermittlung
Über das Bewerbungsformular können PDF-, DOC-, DOCX- oder ZIP-Dateien bis maximal 6 MB hochgeladen werden. Der Webserver prüft den Upload serverseitig auf zulässige Größe, Dateiendung und grundlegende Dateisignatur. Die Anwendung entpackt oder führt die Datei nicht aus und verschiebt sie nicht in einen dauerhaften Website-Speicher.
PHP puffert den Upload technisch während der Anfrage in einem temporären Uploadbereich. Anschließend werden die Bewerbungsdaten und der Anhang per E-Mail an info@codex-operations.com übermittelt. Die Website legt die Bewerbungsinhalte nicht dauerhaft in einer eigenen Bewerberdatenbank ab. Nach dem Versand richtet sich die weitere Speicherung nach den Aufbewahrungs- und Sicherungsmechanismen des verwendeten E-Mail-Systems.
7. Empfänger und Dienstleister
Innerhalb von Codex Operation erhalten nur Personen Zugriff auf Bewerbungsdaten, die diese für das Bewerbungs- und Auswahlverfahren benötigen. Technische Dienstleister für Hosting und E-Mail können Daten im Rahmen ihrer Leistungserbringung verarbeiten, soweit dies für Betrieb, Übermittlung, Sicherheit oder Speicherung erforderlich ist. Eine Weitergabe zu Werbe- oder Adresshandelszwecken findet nicht statt.
8. Speicherdauer und Löschung
Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, löschen wir die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine längere Aufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Technische Sicherungskopien können im Rahmen regulärer Backup- und Löschzyklen zeitversetzt überschrieben werden.
Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, können die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Daten in die Personalverwaltung übernommen und nach den dafür geltenden gesetzlichen und betrieblichen Aufbewahrungsregeln verarbeitet werden.
Einen Talentpool mit längerer Aufbewahrung betreiben wir über dieses Formular derzeit nicht. Sollte dies künftig angeboten werden, erfolgt eine längere Speicherung nur auf einer gesonderten Rechtsgrundlage und mit separater Information.
9. Automatisierte Entscheidungen
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Ihre Bewerbung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die Entscheidung über den weiteren Bewerbungsprozess wird von Menschen getroffen.
10. Ihre Datenschutzrechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie – soweit anwendbar – Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter info@codex-operations.com kontaktieren.
11. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Schleswig-Holstein ist insbesondere das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) zuständig. Informationen und Kontaktdaten finden Sie unter datenschutzzentrum.de.
12. Sicherheit des Bewerbungsformulars
Das Bewerbungsformular verwendet technische Schutzmaßnahmen wie TLS/HTTPS, CSRF-Schutz, kurzlebige Sitzungen, serverseitige Eingabevalidierung, Honeypot-Mechanismen, Rate-Limiting sowie Größen-, Endungs- und Signaturprüfungen für Uploads. Trotz angemessener Schutzmaßnahmen kann eine Datenübertragung über das Internet nie vollständig risikofrei sein.
13. Weitere Informationen
Ergänzende Informationen zum allgemeinen Betrieb der Website, Hosting, externen Ressourcen und weiteren Verarbeitungen finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung. Bei Fragen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren schreiben Sie an info@codex-operations.com.
Rechtliche Bezugspunkte: Art. 13 DSGVO sowie § 26 BDSG. Diese Hinweise beschreiben die aktuell auf der Website implementierte Bewerbungsverarbeitung.